【WEBアプリデモ】GASで営業管理ツールを作った話

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提供されている営業案件管理ツールが使いづらすぎて、自分がほしい機能だけを盛り込んだオリジナル営業案件管理ツールを作った話を共有しようと思います。

例のごとく、開発言語はGoogle Apps Scriptですが、アイディア次第で本当にいろいろなものを作成できるのがこの言語のいいところですね。しかも、それが無料ですぐに開発できるとなれば使わない手はありません。

さて、今回のアプリですが、元々は案件情報とGoogleカレンダー、Googleタスク、Slackを組み合わせたシステムとなっております。ただし、GoogleタスクやSlackへの通知機能などは不特定多数の方に共有することができないので、本記事で紹介するアプリではその機能を使えない状態にしてあります。

営業をやっていたり、フリーランスで仕事を受けていたりすると、複数の担当者と打ち合わせをして案件を進めていく必要が出てきますが、どの顧客といつどんな話をしたのかや、今後喉用なタスクをこなさなければならないのかなど、忘れないように管理していく必要が出てきます。私の記憶力は全く優秀ではありませんので、複数案件を頭で記憶することなど不可能ですので、このアプリにメモを記載してどんな話をして今後何をしなければならないのかを管理しています。

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『アプリリンク』

営業管理ツール By Google Apps Script

カレンダーリンク(アプリから予定が入っていく様子が確認できます)

元々のアプリの使い方ですが、箇条書きで簡単に説明すると下記の通りです。

  1. 顧客企業名や担当者を登録
  2. 担当者に紐づく案件情報を入力して案件登録
  3. 予定やタスクを登録
  4. 予定が完了したら話した内容などをメモとして登録

簡単に書くと基本機能はこれだけです。

予定の登録時には自動的にGoogleカレンダーに顧客情報と予定の内容がイベントとして登録されます。そのため、Googleカレンダーを操作して予定を作成したり住所を入力する必要がありません。このアプリを開発する前に提供されていた営業案件管理ツールでは、カレンダーと連動していないので、同じ内容をカレンダーと営業案件管理ツールに別々に記載する必要がありました。また、住所などの顧客情報は管理ツールの奥底に保存されているので、コピペするのも大変です。

タスク登録時には、Googleタスクに自動的にタスクが作成されます。GoogleタスクもGoogleカレンダー上で確認できますので、個人的には管理がかなり容易になりました。

そして、物忘れのひどい私が一番重宝している機能はリマインダー機能です。タスクとして登録する際には締切日を設定するのですが、その締切日まで3日を切ると毎日3回、Slackに顧客情報とともにやらなければならないことを記載したメッセージリマインダーが送られてきます。タスク完了になるまで送られてきますので、とてもうざったいです。うざったいので、タスクやらなければならないという気分にさせられるわけですね。

『アプリのインターフェイス』

【初期画面】

初期画面

【案件登録された状態の画面】

案件登録時のイメージ

【顧客データの登録画面】

顧客登録画面

【案件登録画面】

案件登録画面

【タスク登録画面】

タスク登録画面

【営業履歴の登録画面】

営業履歴の登録画面

登録画面の項目名には私の独特の表現などが書いてあるので、なんの事を言っているのかわからないと思いますが、スプレッドシートでこの部分は制御していますので、簡単に項目の追加や項目名変更などを行うことができます。

【アプリ設定用スプレッドシート】

設定シート

『アプリの操作方法』

  1. 顧客登録ボタンをクリックして顧客を登録します。
  2. 顧客登録がされれば、企業名に文字を入力すると部分一致でオートコンプリート機能で企業名リストが出てきます。
  3. 営業案件を登録する場合は、+マークが表示されているなにもないスペースをクリックします。
  4. 表示された営業案件登録フォームに内容を入力し、登録ボタンをクリックします。
  5. タスクの登録は案件作成後にタスクをクリックします。
  6. 営業活動を登録する場合は営業活動をクリックします。

その他、顧客削除ボタンは企業名を入力してクリックするとその顧客を削除できます。

担当者削除ボタンは複数担当者が登録されている企業でクリックすると選択されている担当者が削除されます。

電話番号検索ボタンをクリックして電話番号を入力すると登録済みの顧客の中から一致する電話番号の担当者情報が表示されます。

営業案件を削除する場合は、案件タイトル上でクリックすると削除できます。(マウスオーバーすると赤色にタイトルエリアが変化します)

『アプリの説明』

アプリケーションにアクセスできるユーザー: 誰でも
アプリケーションの実行者: 開発者アカウント(管理人のアカウント)

アプリは誰が実行しても開発者が実行するように設定されています。そのためアプリを使用する上で、利用者のアカウントへアプリからアクセス許可を求めることはありません。

開発者アカウントに共有されていない情報にはアクセスすることができませんので、利用者のアカウントに保存されている情報にはアクセスすることはありません。

データはデモ用のデータになりますので、アプリは好きなように操作していただいて構いません。

『コード構成』

  1. コード.gs(サーバーサイドGAS)
  2. body.html(クライアントサイドHTML)
  3. CSS.html(クライアントサイドCSS)
  4. Javascript.html(クライアントサイドJavascript)
  5. TaskManagement.gs(Googleタスクとの連携処理が記載されている)
  6. SlackAPI.gs(Slackへの通知処理が記載されている)

※実際のコード名は任意のコード名で問題ありません。

『コードの内容』

希望があれば共有します。

『開発難易度』

★★★☆☆

開発にはGoogle Apps Script、HTML、CSS、Javascriptの知識が必要です。CSSやJavascriptは他のページからのコピペで対応できる部分もありますが、記載内容の意味がわかれば自分用にカスタマイズできると思います。

今回はGoogle Advanced Servicesの中から、Tasksを有効化し、タスク作成や更新、削除処理を追加してあります。また、Slackと連携ができるようにSlackAPIを利用しています。(どちらもデモアプリでは対象部分をコメントアウト)

『拡張性』

アイディアさえあれば、自分用に他のシステムと連携させて拡張性を持たせることができます。

『まとめ』

今回は、Google Apps Scriptでいくつかのシステムを連携させてみました。GASではこのようにシステム間の連携をさせることもできますので、非常に拡張性が高くいろいろなことができることがおわかりいただけたかと思います。本アプリは自分がラクをするためだけに開発したシステムなので、あまりかゆいところに手が届くシステムにはなっていないかもしれませんが、自分としては使いやすいので、開発してよかったと思っています。みなさんもなにか開発したら共有してもらえたら嬉しいですね。

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コメント

  1. たけし より:

    初めてコメントさせていただきます。
    製造業で働いており業務効率化のためにGASを勉強しています。
    ペーパーレス化を進めるためにGASのウェブアプリの勉強をしたいと思っております。
    今回管理者様が作成されたWEBアプリはちょうど私が勉強したいと思っていたものでした。
    そこで、いきなりで申し訳ございませんが、コードの共有をお願いできないでしょうか。
    私の私的勉強用として使用させていただきたいです。

    1. admin より:

      たけしさん

      コメントありがとうございます。
      入力頂いたメールアドレスにコードやスプレッドシートなどを共有しました。

      確認よろしくお願いします。

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